Processus de relations avec les médias

Processus de relations avec les médias

Savoir polaire Canada (POLAIRE)

INTRODUCTION

Le présent processus de relations avec les médias vise à assurer la formulation de réponses uniformes, précises et en temps opportun aux demandes de renseignements des médias à l'appui aux objectifs de POLAIRE, et ce, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada.

POLAIRE accorde une grande importance aux relations avec les médias et à sa rapidité à répondre aux demandes. POLAIRE a pour objectif de répondre à toutes les demandes des médias dans un délai de 24 heures.

RÉCEPTION D’UNE DEMANDE DES MÉDIAS

Toutes les demandes des médias, qu'elles proviennent de petits ou de grands médias, y compris les demandes d'entrevues des stations de radio communautaire dans le Nord, doivent être adressées sans délai à l'équipe des communications de POLAIRE. Son travail consistera à aider à coordonner et à faciliter l'entrevue et à s'assurer que la personne interrogée est prête à fournir l'information approuvée à partager.

Si vous prévoyez d'assister à un événement où les médias peuvent être présents, il est également important d’en informer l’équipe des communications de POLAIRE.

L’adresse électronique générale qui peut également être utilisée est la suivante :
communications@polar.gc.ca

Le fait d'être informé au sujet de tous les médias et des entrevues aidera POLAIRE à s'assurer que l'information cohérente et approuvée est partagée avec les collectivités et le public.

Il vous est également possible de noter les coordonnées du journaliste (nom, média, numéro de téléphone, sujet à traiter) et de lui indiquer que la personne appropriée communiquera avec lui. Transmettez ensuite les coordonnées directement à l’équipe des communications de POLAIRE.

Ne donnez pas le nom ou les coordonnées d'autres membres du personnel aux médias; insistez sur le fait qu'ils doivent parler à l'équipe des communications de POLAIRE.

RÔLES

Président :

1. Assumer le rôle de porte-parole officiel de POLAIRE.
2. Désigner les personnes qui peuvent servir de porte-parole auprès des médias pour POLAIRE, à l’occasion ou de façon continue. Désigner également un porte-parole officiel, le cas échéant.
3. Approuver toutes les politiques et lignes directrices de communication de POLAIRE conformément à la Directive sur la gestion des communications et à la Politique sur les communications et l'image de marque du gouvernement du Canada.
4. Approuver tous les messages envoyés aux médias.

Équipe des communications :

1. Dirigée par la gestionnaire des communications externes, l’équipe des communications assure la liaison entre les médias et POLAIRE.
2. Assurer la liaison avec le président en ce qui concerne les activités de relations avec les médias, les approches et les réponses.
3. Négocier et coordonner toutes les interactions avec les médias.
4. Offrir une gamme complète de services de soutien aux médias pour les porte-parole avant, pendant et après toutes les interactions avec les médias, y compris :
   • -   Formation de base : révision des principes et des techniques;
   • -   Pratique des simulations d'entrevues et des stratégies de réponse;
   • -   Préparation aux questions et réponses;
   • -   Appui à l'élaboration de messages clés;
   • -   Coordination de la logistique pour les événements et les entrevues;
   • -   Rédaction des résumés d'entrevues avec les médias; et
   • -   Analyse de suivi de la couverture.
5. 5. Conseiller le ministre des Affaires intergouvernementales et du Nord et du Commerce intérieur et/ou le cabinet du ministre des Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC), et, au besoin, les consulter et demander leur approbation.

PORTE-PAROLE AUPRÈS DES MÉDIAS

Porte-parole officiel :

Le président est le porte-parole officiel de POLAIRE.

Porte-parole désigné :

Selon la situation, le sujet ou la demande, le président peut autoriser une personne à agir à titre de porte-parole auprès des médias et à parler officiellement au nom de POLAIRE. Cela peut se faire de façon occasionnelle ou de façon continue, et l'approbation du président est requise.

• Les porte-parole désignés :
  • -   Seront autorisés à parler aux médias en fonction de leur expertise spécialisée ou technique;
  • -   Auront une formation pertinente concernant les médias pour s'acquitter efficacement de leurs responsabilités;
  • -   Fourniront un résumé détaillé de leur entrevue à l’équipe des communications de POLAIRE.

L’équipe des communications de POLAIRE offre une gamme complète de services de soutien à tous les porte-parole avant, pendant et après toutes les interactions avec les médias.